コロナ禍が始まって以来、ビジネスシーンにおけるZoomの使用がすっかり浸透し、プレゼンにも活用されるようになりました。会社の売上と顧客の獲得を大きく左右するZoomプレゼンは本番よりも事前の準備がとても重要です。そこで今回は Zoomでプレゼンを行う際のポイントや資料の作り方を徹底的に解説していきたいと思います。なおZoomプレゼンにおける、理想的な背景の設定方法については、こちらの記事もあわせてご覧ください。
プレゼンのみに関わらず、ZoomやMeetなどのオンラインビデオツールを使ったビジネスのやりとりは「オンライン商談」と呼ばれています。実際に顧客のもとへ足を運んで、対面で話を進めるオフライン商談と違って、移動時間が省けるうえに交通費がかかりません。また、資料の印刷の手間も省けて、作業時間を短縮化できます。このように、オンライン商談のメリットは決して少なくありません。
その一方で、オンライン商談は相手と目を合わせにくく、身振り手振りも伝わりにくいことから、コミュニケーションが取りにくいという声も。信頼関係ができあがっていない、初対面の人との商談には不利と指摘する声もあります。また、通信環境が不安定だったりすると、会議を中断せざるを得ないケースもしばしば見かけます。これはオンラインならではのデメリットと言えるでしょう。
もうひとつデメリットと言えるのが、商談相手の集中力とモチベーションが持続しにくいことです。参加者の多いプレゼンであるほど当事者意識が薄れやすく、些細なことで集中力が切れてしまうもの。プレゼン資料が見にくい、相手の声が途切れがちなど、ちょっとしたことがストレスとなって、相手の説明が耳に入らなくなってしまうのです。
しかし、こういったデメリットもZoomの機能を駆使したり、プレゼン資料を万全にしたりしておけばストレスがかからず、有意義なものとなります。次の章からは、Zoomのプレゼンを成功させる3つのポイントを紹介していきます。
Zoomプレゼン成功のコツ【事前準備編】
本番を成功させるためには、通信環境の整備やリハーサルの実施など、事前準備を入念に行っておきましょう。いざ、プレゼンが始まってから不備に気づいても、Zoomに慣れていなければ回復に手間取ってしまうことも。そのため、Zoomプレゼンは慣れていない人ほど、事前の準備をしっかり整える必要があります。
通信環境を整える
画質が低かったり、音声を聞きにくかったりすると、参加者はストレスを感じて、集中力が低下してしまいます。相手の通信環境が悪い場合もありますが、まずは自分が使用する端末周りの通信環境を整えることから始めましょう。カフェやコワーキングスペースなど、不特定多数の人が集まるスペースはWi-Fiへのアクセスが集中して通信速度が低速になることが多いため、自宅やオフィスの個室スペースが無難です。相手の声を確実に拾い、自分の声も届けられるように外付けのマイクやスピーカーを使うとより良いでしょう。
Zoomの背景画面にも配慮が必要です。白い壁をバックにできれば問題はありませんが、そうではない場合はバーチャル背景を設定すると良いでしょう。自宅の内装が写ると生活感が出て、緊張感が失われます。特におすすめなのは、オンライン名刺のQRコード。こちらを背景に設定すると、スマホで簡単に名刺交換が可能です。
おすすめのバーチャル背景については、こちらの記事も合わせてご覧ください。Zoomも他のアプリ同様、定期的にアップデートが行われるため、商談直前には最新のものにアップデートできているかどうかを確認しましょう。
リハーサルを実施する
Zoomプレゼンを進めるときに、「話をしながら、資料を展開するのが難しい」という声をよく聞きます。Zoomプレゼンの場合、PowerPointやExcelで作成した資料を画面共有に展開し、話の内容に合わせてスライドを進めていきます。慣れたら難しいことではありませんが、最初はトークに集中しすぎて資料の展開を忘れてしまったり、進め方がわからずにあたふたしてしまったりすることも。これでは、決してスムーズなプレゼントとは言えません。
このようなことがないように、事前にZoomとPowerPointの両方を立ち上げて、本番と同様のリハーサルを行いましょう。PowerPointのリハーサルモードを用いると所要時間が記録されるので、時間配分についても確認することができます。このときにはZoomの画面共有機能を使い、スムーズにプレゼン資料を表示できるかどうかを確認してください。
音声や画質の状況を確認するためにも、一人ではなく誰かと一緒に進めましょう。声のトーンやスピード、視線など、自分ではなかなか気づけない点をフィードバックしてもらえます。
身だしなみにも気を配る
Zoomではビデオ機能をオフにすることもできますが、プレゼンテーションする本人がビデオオフでは相手に伝わるものも伝わりませんよね。そのため、プレゼン時には自分の顔が相手に見えると考えて、最低限、胸から上の部分の身だしなみは整えておきましょう。またカメラに映らないからといってボトムがだらしないとプレゼンテーション自体に緊張感が出にくいので、見えない部分でも気を配るようにしてください。
Zoomプレゼン成功のコツ【資料の作成編】
プレゼンに欠かせない資料は、Zoomに適した作り方があります。ここからは資料作成前に押さえておきたいポイントを紹介します。
スライド1枚当たりの情報は少なくする
オフラインのプレゼンでは、スライドにたくさんの情報を載せるのはNGと言われていますが、それはZoomプレゼンにおいても同様です。スライド1枚あたりの情報が多すぎると、相手は読む気を失います。できれば大きな見出しや中見出しだけで伝わるような文章にしたり、写真を大きく使うなどの工夫が必要です。
動画の使用は最低限に抑える
相手の通信環境も考慮し、動画やアニメーションの使用は最低限に抑えましょう。通信環境が良くなければ、端末がフリーズしてしまいます。どうしても必要な場合は、バーチャル背景やビデオ全体をオフにしましょう。CPUへの負担が軽減されてZoomの動きがスムーズになります。
客観的なデータを使う
Zoomの画面からはプレゼンターの「人となり」や「気遣い」などは伝わりにくいものです。その一方で正確につたわるものが客観的なデータです。たとえば「総務省が発表した５Gの利用者数の増加のグラフ」や「商品の売上高推移」、「消費者アンケートの結果」などグラフや数値を大きく使いながら説明すると、正確に相手に伝えることができます。できる限りデータを多く使って説得力のある資料を作りましょう。
Zoomプレゼン成功のコツ【本番編】
リハーサルや資料の準備が万全であっても、本番のプレゼンがうまくいかないことも。プレゼンにしまりがなければ、冗長なプレゼンになってしまいます。ここからは本番で気を付けたいポイントについてひとつずつ説明します。
ホワイトボード・リモート制御を駆使する
Zoomは、会話や画面を共有できるだけではなく、録画・録音やチャット、リアクションなど、さまざまな機能があります。こういった機能を使ってコミュニケーションを取ることで、よりプレゼンを有意義なものになります。
特におすすめしたいのは、ホワイトボードとリモート制御機能のふたつ。ホワイトボードでは白紙の画面を共有することで、ホストと参加者の双方が自由な意見やイラストを書き込めるようになります。意見出しをする際には有効です。
また、リモート制御機能は相手の画面の動きを制御し、遠隔操作を行うことができます。相手に画面を共有してもらい、直接指示をすることによって、当事者意識を持ってもらうことができます。
スライドの共有は別の社員に任せる
トークとスライドの展開を同時に行える自信がない人は、同席する別の社員にスライドの展開を任せることができます。基本的に画面の共有はホスト本人しかできませんが、ホストが「画面の共有」の「△」部分から「複数の参加者が同時に共有可能」を選択すると、他の参加者も画面を共有可能になります。
コミュニケーションタイムをつくる
プレゼンで自分だけが話していて、相手の反応が見えなければ不安になるものです。独りよがりで突っ走ってしまうことがないように、何分かに一回は「わからないところはありますか？」「スライドは見えていますか？」などの質問で、相手に呼びかけましょう。また、リアクションマークでスタンプを送ってもらうと、相手の反応がよくわかります。
まとめ
新型コロナウイルスの感染拡大がまだまだおさまりそうにない状況とあって、今後はさらにオンライン商談が主流となっていきそうです。これまでZoomで商談をしていなかった方も、これからはチャンスが訪れるかもしれません。
商談と同時にZoomを通じてレクチャーを行う、いわゆる「ウェビナー」も主流になってきています。ビジネスパーソンにとってもはやZoomはなくてはならない存在です。もしも、Zoomが必要になったときでも慌てることがないように、事前に準備を整えておきましょう。
しかし、Zoomに適した資料の作成や動画の撮影・編集はなかなか難しいものです。もしも、自社で制作するのは難しいようでしたら、ぜひ株式会社ジムまでご相談ください。当社では豊富な実績をもとに、商談相手を飽きさせない資料制作を行っております。Zoomウェビナーの録画や編集サービスもご相談いただけます。見積もりは無料ですので、お気軽にご質問・相談くださいませ。
